Aumentar la productividad: Simplificar el proceso de redacción con un generador de documentos

Nga Nguyen es una de las cofundadoras de TemplatesGo.com, una empresa creada en junio de 2022 con el objetivo de facilitar la redacción de documentos legales mediante un generador de documentos. Trabaja en el sector de la cadena de suministro y completó su máster mientras vivía en Barcelona. La rutina diaria de Nga incluye una sesión de ejercicio en el gimnasio, una comida completa y revisar los asuntos pendientes y los mensajes de correo electrónico. También hace una lista de sus tareas diarias en Trello y se comunica sobre su trabajo a través de Telegram.

Una de las cofundadoras de TemplatesGo.com, empresa creada en junio de 2022 con el objetivo de facilitar la redacción de documentos legales mediante la construcción de un generador de documentos, es Nga Nguyen. Nga, natural de Vietnam, reside en Barcelona desde 2018. Trabajó en el sector de la cadena de suministro como responsable de logística y exportación durante más de ocho años antes de crear su propia empresa. Nga completó su maestría mientras vivía en Barcelona, donde también trabajó como pasante a corto plazo en una empresa emergente, haciendo crecer su red profesional y adquiriendo experiencia esencial para su proyecto actual.

Nga decidió seguir su ambición empresarial de lanzar Templatesgo a pesar de tener experiencia y conocimientos en comercio internacional y desarrollo de empresas. Esto permitiría a personas y empresas crear documentos oficiales más fácilmente.

¿Qué ocurre en su día habitual y cómo se asegura de que sea productivo?

Mis días normales son muy sencillos. Mi rutina matutina habitual incluye una sesión de ejercicio en el gimnasio seguida de una comida completa. A continuación, reviso los asuntos pendientes y los mensajes de correo electrónico que necesitan una respuesta para empezar el día. Trabajamos como un equipo remoto, por lo que hago una lista de nuestras tareas diarias en Trello, y nos comunicamos sobre nuestro trabajo a través de Telegram. Mis principales responsabilidades son evaluar productos, analizar datos de la empresa y de la competencia, y crear planes de SEO y marketing. Convocamos reuniones una vez a la semana, en lugar de todos los días, para repasar las mejoras del sistema, las ideas de contenido, etc. que cada miembro del equipo quiere poner en práctica. También debatimos y evaluamos las nuevas ideas antes de elegir las más significativas y cruciales para nuestros esfuerzos.

¿Cómo dar vida a los conceptos?

La idea de la plataforma Templatesgo se me ocurrió mientras mi amigo y yo escribíamos una carta de invitación para un amigo. Descubrimos que buscar muestras de documentos, copiar y crear toda una carta formal nos llevaba mucho tiempo, y razonamos que debía haber una forma más rápida.

Así es como surgió la idea de desarrollar una herramienta para simplificar la generación de documentos a personas como nosotros. Antes trabajaba en la elaboración de contratos, adendas y cartas formales para mi antigua empresa, por lo que soy consciente del tiempo y el esfuerzo que requiere la investigación jurídica y la creación de documentos legales. Por eso decidí crear una empresa que ofreciera a la gente una herramienta sencilla y editable para producir toda una serie de documentos oficiales y agilizar el proceso de redacción.

¿Qué tendencia de moda le motiva más?

El movimiento de la IA me ha complacido especialmente en los últimos años. Tiene la capacidad de transformar por completo muchos sectores y encontrar soluciones rápidas a problemas difíciles. como escribir código informático.

¿Qué es concretamente un hábito productivo?

Mi régimen diario, que incluye ejercicio y tres visitas semanales al baño turco, aumenta mi rendimiento. Suelo dedicar 30 minutos a hacer ejercicio y otros 10 a la sauna para reponer fuerzas y prepararme para el día siguiente. Después empiezo con tareas sencillas para acelerar el proceso. A diferencia de otros trabajos que requieren más tiempo y esfuerzo, este método me ayuda a empezar más rápidamente y a mantener la concentración durante todo el día.

¿Qué consejo se daría a sí mismo en el pasado?

Márcate objetivos para salir antes de tu zona de confort, dedica tiempo a aprender nuevos talentos y descubre cómo emprender negocios paralelos. Debo admitir que, cuando era estudiante universitaria, carecía de objetivos claros. No pensaba en mis pasiones o intereses. En lugar de eso, hice lo que se esperaba de mí: encontrar una carrera estable, ganar dinero y casarme. Sin embargo, creo que las mujeres contemporáneas tienen libertad para elegir sus propios caminos y ser quienes quieren ser.

¿Qué es lo que sueles hacer y animas a los demás a hacer?

Hable menos y escuche más. Se aplica a todos los aspectos, incluidas las relaciones y los negocios. En mi opinión, uno de los talentos de la inteligencia emocional que puede ayudarle a entablar relaciones más profundas con clientes, consumidores, usuarios y compañeros de trabajo en el sector empresarial es escuchar. Si escuchas más para comprender mejor los deseos, retos y objetivos de tus consumidores, podrás ofrecer mejores soluciones y transmitir de forma más persuasiva el valor de tus productos o servicios. También le permite captar mejor sus problemas, sugerencias y necesidades, lo que refuerza su equipo.

¿Qué hace cuando se siente abrumado o incapaz de concentrarse?

Bebo un poco de agua y salgo a dar un paseo. Cada vez que me siento abrumada o preocupada, me ayuda a relajarme y a refrescar mis pensamientos. Por muy ocupado que estés, permítete relajarte si estás bajo tensión. Tu salud mental es muy importante. Ponla en primer lugar.

¿Qué táctica le ha ayudado a hacer crecer su empresa o avanzar en su carrera?

Siempre he intentado encontrar respuestas a problemas que parecían insalvables en mi profesión y en los negocios. ¿Cuál es el problema, por qué ha surgido y cómo puede solucionarse? son las preguntas que me hacía. Sigo investigando el problema, tratando de averiguar su raíz y examinando diversas tácticas o soluciones. Además, mantuve la mente abierta mientras buscaba una solución, lo que me ayudó a avanzar y ampliar mis conocimientos.

¿Cuál es el mayor fracaso que ha tenido en su carrera, cómo lo superó y qué aprendió de él?

Uno de mis peores errores como empleado anterior de B2B fue no comprobar la situación financiera de una empresa cliente y ser víctima de un fraude. Los problemas y la deuda que creó este cliente cuando puso excusas para no pagar a nuestra empresa e intentó robar los contenedores tardaron seis meses en solucionarse. Es inevitable toparse con clientes o colegas que han sido engañados en los negocios. Antes de crear una nueva empresa o entablar una nueva relación de colaboración, es crucial indagar en los antecedentes de la otra parte y realizar una investigación exhaustiva revisando su historial empresarial, su perfil de LinkedIn, charlando con sus conocidos, etc.

¿Qué idea de negocio estaría dispuesto a impartir a nuestros lectores?

Estoy dispuesto a ceder mi idea de empresa a Templatesgo.com. Me gustaría describir cómo se me ocurrió la idea y cómo este negocio puede hacer que la producción de documentos sea más fácil para todos.

¿Qué aplicaciones utiliza para aumentar la productividad? ¿Cuál es su utilidad?

Para una empresa distribuida como la nuestra, sugeriría Trello. Nos ayuda a asignar responsabilidades de forma clara y precisa. Podemos elegir qué actividades serán prioritarias a diario y hacer un seguimiento rápido de los nuevos proyectos, los que se han terminado o los que están en discusión.

¿Cuál ha sido su mejor compra de $100 recientemente?

Hace poco me gasté esa cantidad en suministros que me ayudaran a organizar mi casa. Me encanta vivir en una casa limpia, ordenada y bien organizada. También ayuda a la claridad cerebral nada más despertarse. Como no hay caos ni desorden, soy más productiva y me siento con más energía cada día.

¿Tiene algún libro o podcast favorito que le haya resultado realmente valioso?

Mi vida y mi personalidad se han visto muy afectadas por el libro de Daniel Goleman "Inteligencia emocional: Por qué puede importar más que el cociente intelectual" de Daniel Goleman. A través de sus escritos, Goleman destaca el valor de la inteligencia emocional para los líderes y la sociedad moderna. La autoconciencia, el autocontrol, la conciencia social y la gestión de las relaciones son los cuatro componentes clave de la inteligencia emocional que destaca.

Estas habilidades, en mi opinión, son necesarias para todo aquel que espere liderar bien y gestionar con éxito la complejidad del mundo moderno. Desarrollar tu inteligencia emocional puede conducir a cambios sustanciales, tanto si ocupas un puesto de liderazgo como si sólo quieres mejorar tus conexiones personales. Al menos en mi situación, es así.

¿Qué película o programa de televisión le ha gustado últimamente y por qué?

Me gusta la serie de televisión "You" y el subgénero psicológico.

Ser empresario es un viaje lleno de retos que exige persistencia, tenacidad y compromiso.

Crear y mantener hábitos productivos para aumentar el rendimiento y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Emprender requiere trabajo persistente y disciplina diaria. Es fundamental terminar al menos una actividad cada día para establecer tu flujo de trabajo, incluso en los días difíciles o cuando la motivación es baja.

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