Workbooks es una aplicación CRM SaaS basada en la nube que ayuda a las empresas en crecimiento a gestionar las operaciones y la captación de clientes. Ofrece soluciones rentables y precios más bajos que otros proveedores de CRM, lo que permite a las organizaciones expandirse de forma razonable y controlable. Su director general, John Cheney, creó Workbooks para liberar a las empresas de la tensión de gestionar soluciones dispares y permitirles mejorar sus operaciones.
Workbooks es una aplicación CRM SaaS basada en la nube que ayuda a las empresas en crecimiento a gestionar mejor sus operaciones y la captación de clientes. Proporciona a las pymes soluciones rentables. Suelen ofrecer precios más bajos que otros proveedores de CRM, como Salesforce o Microsoft, lo que permite a las organizaciones expandirse de forma razonable y controlable.
Su Director General, John Cheney, comparte su historia con Business Matters.
Cuadernos de trabajo: ¿Por qué los creó? ¿Quería cambiar las cosas o había una necesidad que podía cubrir en el mercado?
Antes de esto, puse en marcha una empresa de seguridad del correo electrónico basada en la nube. Como muchas pymes, invertimos en numerosas plataformas informáticas a medida que evolucionábamos. Por ejemplo, utilizábamos Salesforce como plataforma de ventas, pero otra plataforma para la automatización del marketing, las finanzas y la atención al cliente, entre otras cosas. Operar una empresa utilizando varias plataformas añade complejidad y gastos innecesarios. Por ello, reconocí la oportunidad de crear una plataforma de CRM y aplicaciones empresariales para empresas medianas como la nuestra.
El objetivo era liberar a las organizaciones de la tensión que supone gestionar varias soluciones dispares y, al mismo tiempo, permitirles mejorar sus operaciones. Quería que Workbooks incluyera funciones como el procesamiento de pedidos y la asistencia al cliente que pudieran vincular la parte de la empresa orientada al consumidor con los sistemas de contabilidad, además del CRM convencional.
El objetivo era ofrecer una plataforma de aplicaciones empresariales para empresas en crecimiento que necesitaban más capacidades que las simples y fragmentadas herramientas de contabilidad, marketing y ventas, pero que no podían permitirse necesariamente soluciones empresariales.
¿Por qué son especiales los Workbooks?
Además de la solución CRM, Workbooks ofrece un enfoque de éxito compartido para los nuevos proyectos, lo que constituye un elemento diferenciador. Para muchas empresas, seleccionar el CRM adecuado basándose únicamente en la tecnología puede ser un camino rápido al fracaso. En su lugar, las empresas deberían empezar por determinar los resultados empresariales previstos antes de establecer objetivos funcionales.
Nuestra metodología de éxito compartido ayuda a las organizaciones a definir y priorizar sus resultados empresariales, comprender sus necesidades de CRM y establecer objetivos de implantación específicos. Realizamos tres inversiones para garantizar el éxito de las actividades de CRM de nuestros clientes:
Ayudamos a los clientes a determinar qué necesitan del software CRM para alcanzar los objetivos de su empresa mediante un taller cofinanciado.
Para ofrecer a los clientes un CRM personalizado a un precio estándar, cofinanciamos la implantación.
Proporcionamos un programa de éxito del cliente cofinanciado para que los clientes puedan utilizar un CRM que se adapte a sus necesidades para garantizar el futuro de las operaciones de su empresa.
¿Cuál es el principal problema que resuelve a sus clientes?
Nuestro software CRM ayuda a las PYMES a aumentar los ingresos, mejorar la experiencia del cliente, ahorrar gastos operativos y mejorar la toma de decisiones mediante la integración de toda la organización. Nuestros principales servicios CRM para pequeñas y medianas empresas abarcan también la automatización del marketing, la gestión de eventos, la gestión y el cumplimiento de pedidos, la facturación y la gestión de proveedores, además de las ventas, el marketing y la atención al cliente. Para crear un CRM y un flujo de trabajo adaptados a sus dificultades específicas, consultamos con las empresas. Como resultado, nos complace anunciar que G2 nos ha situado a la cabeza en satisfacción del cliente durante los seis años anteriores.
¿Cuáles son los valores clave de la empresa?
El éxito de nuestros clientes, que empieza con nuestros clientes como personas, es lo que determina nuestro éxito. Nuestro enfoque primordial es centrarnos en las personas con las que trabajamos y estudiar cómo podemos ayudarlas a rendir mejor. El éxito empresarial vendrá después.
¿Sus valores le guían a la hora de tomar decisiones?
Es fundamental que las personas con las que tratamos comprendan la configuración de CRM mientras ayudan a un cliente con ella. Estamos dispuestos a dedicar el esfuerzo necesario para asegurarnos de que los clientes utilizan las herramientas con éxito porque confiamos en que, si es así, seguirán invirtiendo en la plataforma Workbooks.
¿La cultura de equipo es importante para su empresa?
Creo que toda empresa debe tener una sólida cultura de equipo. En la sede de Workbooks, nuestros cinco valores empresariales están colgados en la pared. El más importante es "el cliente primero", que se refiere a cómo nos aseguramos como empresa de dar a nuestros clientes los resultados que esperan. Los últimos rasgos son "dedicado", "creativo", "identifica posibilidades y retos" y "competitivo": ¡nos gusta ganar! Pero el éxito de todos estos ideales de la empresa depende de nuestra cooperación.
¿Qué hace para demostrar a su equipo que le importa si la cultura de equipo es crucial para el éxito de su empresa?
Nuestro sexto valor empresarial no oficial es la tarta. Tanto si se trata del cierre de una transacción importante como de un cumpleaños, es imperativo conmemorar las victorias significativas como grupo. Además, celebramos reuniones trimestrales en las que presento un informe de toda la organización y rendimos homenaje a personas importantes por sus logros. Ellos son los protectores de nuestros libros de trabajo.
¿Cree que su mensaje es directo y evidente para su público?
Ser realista y hablar a nuestros clientes potenciales abierta y llanamente no siempre es fácil. Todos nuestros clientes, desde empresas industriales a organizaciones de servicios profesionales, necesitan una comunicación sin ambigüedades. Estamos trabajando en ello, pero seguirá habiendo algunas variaciones en las necesidades según el negocio. Comprenderlas es lo más importante.
¿Qué postura adopta ante los tipos de interés y la inflación? ¿Pasará estos gastos a sus consumidores o, en estas difíciles circunstancias, asumirá un golpe en sus márgenes y recompensará su fidelidad?
Muchos de nuestros clientes ya están cubiertos, puesto que tienen contratos plurianuales con nosotros. Cualquier ajuste de nuestro precio de lista pública que se realice a lo largo de la vigencia del contrato no influye en el precio de la mercancía.
Los costes de las licencias de Workbooks de nuestros clientes no han variado porque más de 75% de ellos están vinculados por contratos plurianuales. Sin embargo, en el momento de la renovación siempre se reevalúan los gastos, y podría ser necesario subir los precios para reflejar la inflación.
¿Con qué frecuencia evalúa la información que recopila y aborda sus indicadores clave de rendimiento?
Cada día reviso una serie de cuadros de mando que muestran datos de diversas partes de la empresa. Utilizamos los datos para examinar y evaluar constantemente nuestro rendimiento basado en KPI. Tras parámetros financieros esenciales como la facturación y el flujo de caja, evaluamos los ingresos brutos, el éxito de ventas, la satisfacción de los clientes, la salud de los clientes y las tasas de retención de clientes.
Con estos datos se evalúa el rendimiento de nuestro presupuesto. ¿Cómo estamos en comparación con lo que esperábamos? ¿Existen problemas relacionados con los clientes que deban solucionarse? Nuestro objetivo es descubrir posibles problemas de los clientes lo antes posible e identificar sus causas, por lo que esta es una parte muy crucial de lo que hacemos con los datos cada día.
¿Tiene la tecnología un gran impacto en el funcionamiento diario de su empresa?
Actualizamos constante y gradualmente nuestra infraestructura tecnológica y, como muchas empresas, ahora utilizamos las tecnologías de videoconferencia con mucha más frecuencia que en el pasado. Sin embargo, la tecnología ha sido en general un componente crucial de las operaciones cotidianas de nuestra empresa.
¿Qué opina de sus rivales?
Respeto a la oposición. Creo que en realidad nos benefician. Podemos distinguir nuestros servicios de los de ellos, ya que contribuyeron a crear el mercado en el que operamos, incluidos nuestros principales rivales, Salesforce.
Puede que se encuentre en una posición solitaria y estresante como principal responsable de la toma de decisiones de la empresa. ¿Qué haces para relajarte, reponer fuerzas y mejorar tu concentración?
Me gusta hacer vino y beber vino. A veces en el mismo momento. De hecho, es mejor hacer las dos cosas a la vez.
¿Se marca objetivos a más largo plazo o se ciñe al método de trabajo de 12 semanas?
Para decirlo claramente, apoyo la teoría de las 12 semanas de trabajo. Pero en Workbooks, ésta es sólo una de las tres cosas que hacemos. En resumen, tenemos un plan de negocio a tres años que es más estratégico, un plan financiero a 12 meses que es mucho más extenso y contiene presupuestos e indicadores clave de rendimiento, y un plan a tres meses que se concentra en nuestros objetivos más inmediatos y en lo que intentamos conseguir.
¿Cuál es la política medioambiental de Workbooks?
Siempre que podemos, reducimos nuestro impacto de carbono. Por ejemplo, participamos en el programa "En bici al trabajo" y acabamos de poner en marcha un programa de coches eléctricos. En nuestros centros de trabajo se están instalando gradualmente estaciones de recarga de coches eléctricos. Además, buscamos formas de gestionar nuestra empresa de forma más sostenible. Por ejemplo, trabajamos con nuestros proveedores para reducir el consumo de energía de nuestros equipos.
¿Qué tres objetivos quiere alcanzar el año que viene?
De cara al futuro, la expansión internacional será la principal prioridad. Para apoyar nuestro crecimiento en Norteamérica, donde acabamos de recibir nuestro mayor contrato hasta la fecha, construimos una oficina en Connecticut en 2018. Prevemos ampliar nuestra plantilla estadounidense en cinco personas a lo largo del año siguiente.
Tenemos previsto crear una tercera sede en Europa y lanzar una nueva herramienta que ayudará a nuestros clientes a gestionar las iniciativas con mayor eficacia.
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