Hailey Thomas buscaba una idea de negocio interesante que no le quitara tiempo para estar con su hijo pequeño. Después de que su primera aventura fracasara, encontró la asistencia virtual en gestión de proyectos y desde entonces no ha mirado atrás. Ofrece información valiosa sobre qué habilidades y características le ayudarán a tener éxito como PMVA, qué tipo de ingresos y ventajas podría obtener, y cómo hacer a los clientes las preguntas adecuadas sobre sus objetivos. Los detalles más importantes de este texto son las ventajas de especializarse en gestión de proyectos como asistente virtual (PMVA)
Hailey Thomas describirá a continuación su experiencia como PMVA.
Hailey buscaba un concepto de negocio innovador que no le impidiera pasar tiempo con su hijo pequeño. Tras el fracaso de su primera aventura empresarial, recurrió a la asistencia virtual en gestión de proyectos y desde entonces no ha mirado atrás.
Ha sacado tiempo de su ajetreada agenda para hablar de cómo empezar a trabajar como asistente virtual para la gestión de proyectos. En esta entrevista, proporciona información valiosa sobre las habilidades y rasgos que te ayudarán a prosperar como PMVA, los ingresos y beneficios que puedes obtener, ¡y las preguntas que debes hacer a tus clientes sobre sus objetivos!
Lee el caso práctico de Hailey como gestora virtual de proyectos si quieres saber más sobre cómo empezar a trabajar como asistente virtual para la gestión de proyectos.
Cómo encontré el éxito como asistente virtual tras un negocio fracasado
En 2015, llevaba cuatro años trabajando en una empresa de consultoría tecnológica y de gestión. Aunque adoraba la empresa y a mis compañeros, despreciaba tener que pasar 8 horas al día en mi puesto de trabajo, los 40 minutos de trayecto y la falta de tiempo cara a cara con mi hijo recién nacido.
En diciembre de ese año, dejé mi empleo para lanzar un negocio relacionado con el deporte juvenil. ¡Y fue un fracaso! No me da vergüenza admitir que al principio me costó mucho situarme en el mercado.
En 2017, comencé un segundo negocio (como asistente virtual) con la esperanza de comenzar de nuevo con algo que pudiera hacer desde casa para poder estar con mi hijo de 18 meses.
Empecé prestando servicios administrativos generales porque entonces no sabía lo que necesitaban las personas.
Decidí especializarme en competencias transferibles de mi trabajo diario: gestión de proyectos, apoyo a recursos humanos y gestión de buzones y documentos. Con el tiempo, me especialicé en ofrecer SOLO servicios de gestión de proyectos, ya que era el aspecto más rentable y satisfactorio de mi trabajo.
Ventajas de especializarse en gestión de proyectos como asistente virtual
Como PMVA, sus clientes confiarán en usted para tomar decisiones sobre planificación y recursos en su nombre (o en colaboración con ellos). Se espera de usted que lidere y dirija el esfuerzo, realizando o delegando tareas según sea necesario.
La expectativa general para una VA es que trabaje a partir de una lista predeterminada de tareas. En consecuencia, creo que ambas partes (el cliente y la VA) obtienen importantes beneficios.
Cuando se es competente a la hora de establecer un marco para que los clientes completen sus proyectos, se impulsa la confianza y el éxito de su negocio. Ser capaz de proporcionarles confianza y un negocio más próspero es un gran atractivo para un cliente que se imagina en esta posición.
La especialización como asistente virtual le permite posicionarse como experto, asumir proyectos más grandes y complejos (lo que amplía su capacidad y conjunto de habilidades) y cobrar más por su experiencia.
También existe una enorme demanda. Empresas de todos los tamaños y configuraciones necesitan diversas formas de administración de proyectos.
Dominar las prioridades
Creo que un PMVA debe tener lo siguiente para tener éxito:
Con los plazos, la complejidad de los proyectos y las numerosas incógnitas, es esencial que un gestor de proyectos mantenga la compostura y se concentre en hacer las cosas bien.
Priorización: las tareas tienen numerosos aspectos. Los requisitos y los plazos cambian constantemente. Los PMVA más eficaces son capaces de reconocer un cambio en las prioridades y ajustar las tareas principales en consecuencia.
Este es un corolario de la priorización: la capacidad de pensar sobre la marcha. Los PMVA de éxito son capaces de evaluar el impacto de la nueva información en el plan del proyecto y tomar decisiones sobre la marcha.
Comunicador eficaz: cuando se trabaja a distancia, es esencial comunicar y recibir ideas de forma explícita a la primera. También es responsabilidad del PMVA facilitar la comunicación entre los demás; por lo tanto, se requiere esta habilidad.
Gestión disciplinada del tiempo y la atención. Hay distracciones por todas partes para usted, el PMVA y su proyecto. Usted debe ser capaz de afirmar y adherirse a 'no'.
Programas imprescindibles para la gestión remota de proyectos
Prefiero ser agnóstica en cuanto a herramientas, lo que significa que no dependo de ningún programa específico para completar una tarea. Creo que esto es esencial cuando se tiene una clientela diversa. Conviene ser adaptable, ya que todos ellos tendrán necesidades distintas y utilizarán recursos diversos. En consecuencia, he aquí algunas categorías de instrumentos con los que un PMVA debe ser competente:
Herramientas para compartir archivos y colaborar (como Slack, Google Drive, LastPass y 1Password)
Herramientas para la gestión de proyectos (como Basecamp, Asana, Trello, MS Project y Teamwork).
Herramientas de automatización (como Boomerang o Zapier)
Aunque esta lista pueda parecer aterradora, ¡no te preocupes! No tienes por qué adquirir todas estas habilidades a la vez. Te aconsejamos que elijas 1-2 habilidades de cada área para empezar. A medida que encuentres clientes que utilicen otras, irás aprendiendo sobre ellas.
Sin duda, trabajar como asistente virtual para la gestión de proyectos le permitiría mantenerse a tiempo completo. Si no quieres, no estás obligado a prestar más servicios. Cuando solo prestaba servicios de gestión de proyectos en el segundo trimestre de 2018, gané un promedio de $4785 al mes con ese único servicio. Para varias personas, eso puede ser "ingresos a tiempo completo" o menos. Para ser justos, solo trabajo tres días a la semana por un total de aproximadamente 25 horas.
Para las madres que saben planificar con antelación y llevar una casa, creo que es un buen punto de partida. Definitivamente tienes lo que se necesita para gestionar un proyecto con éxito si puedes lograrlo.
Como no tenía que estar disponible para mis clientes 24 horas al día, 7 días a la semana, me metí de lleno en la gestión de proyectos. Con frecuencia puedo trabajar de forma asíncrona con mi equipo, por lo que puedo modificar mi horario para adaptarlo a mis necesidades y a las de mi familia.
Si quieres empezar con la gestión de proyectos, te sugiero que dispongas de al menos 8-10 horas a la semana para dedicar a tu negocio. Aconsejo empezar con un cliente para ver cómo afectará a tu familia y a tu agenda antes de seguir adelante.
La clave del éxito como asistente virtual: Empieza
Aunque creo que sería beneficioso, lo más importante al principio es empezar. Como mi carrera anterior estaba en el sector tecnológico, al principio me centré en empresas de TI, pero después pasé a trabajar con negocios web más pequeños. Ambas cosas me resultaron beneficiosas.
Empieza donde puedas conseguir algunas victorias rápidas y construye sobre esa base para avanzar. Así le resultará más fácil atraer a nuevos clientes y aumentará la confianza en sus capacidades. Si te esfuerzas y determinas qué funciona y qué no, surgirá un nicho. Antes de tener clientes en ese nicho, puede ser bastante difícil elegir un nicho porque aún no has encontrado el éxito en él.
Lo más agradable de ser PMVA
Tengo una respuesta en dos partes. En primer lugar, el componente de aprendizaje. Me encanta que en este momento haya visto muchas empresas distintas. De mis clientes y del trabajo que hemos hecho juntos, he aprendido mucho sobre lo que funciona (y lo que no). Cuando los clientes te confían el plan, tienes la oportunidad de ver cómo funcionan las cosas por dentro: ¡es como hacer un curso intensivo de MBA!
En segundo lugar, disfruto trabajando en planes y estrategias. Y para mí es un gran privilegio poder hacerlo durante la mayor parte de mi jornada laboral. Me motiva para avanzar en mi trabajo y en mi campo de especialización. Sin duda, me veo desempeñando este tipo de trabajo en el futuro.
¿La gestión de proyectos NO es para quién?
Creo que aquellos que tienen problemas con la organización, la comunicación concisa y el seguimiento encontrarán extremadamente difícil ser un PMVA. ¡Ese es todo el propósito de este puesto en el escuadrón! Es posible que desee buscar en otra parte una profesión si no tiene experiencia con esos rasgos en su vida personal.
La verdad es que, aunque no hayas dirigido formalmente un equipo, seguro que lo has hecho ocasionalmente en otros ámbitos de tu vida. Si eres padre, líder de una organización sin ánimo de lucro, líder en el colegio de tus hijos o líder en tu comunidad, probablemente hayas tenido alguna experiencia con las habilidades y rasgos que he enumerado anteriormente.
Aunque carezcas de ciertas experiencias, eso no significa automáticamente que no seas capaz. Empieza a buscar oportunidades para mejorar esas partes de ti mismo. Te sorprenderá la frecuencia con la que surgen esas oportunidades una vez que empiezas.
Por qué los PMVA son esenciales para las pequeñas empresas
El campo de la gestión de proyectos es conocido por ser desafiante. Puedes matricularte en cursos de formación de varios días y obtener un montón de certificados diferentes. Algunas personas invierten años de formación en conseguir trabajo gestionando proyectos multimillonarios. Otros son expertos en resolver problemas empresariales, administrativos o técnicos.
El "país de la gestión de proyectos" se encuentra en la madriguera del conejo. Puede resultar aterrador y desconcertante.
Sin embargo, creo firmemente que un PMVA tiene cabida en el campo de la gestión de proyectos. Servimos a empresarios y pequeñas empresas, algo que muchos de estos otros programas y gestores de proyectos no consiguen. Nos diferenciamos en lo que aportamos, pero no somos ni mejores ni peores que los demás. Todos somos la respuesta "adecuada" para una clientela diferente.
Sea cual sea el título que elijas para ti (gestor de proyectos virtual, coordinador de proyectos, asistente virtual con capacidades de gestión de proyectos, etc.), estás cubriendo un vacío crítico en el mercado. Recuérdelo siempre.
Más información sobre Hailey y su trabajo:
Recopilamos estudios de casos empresariales únicos de todo Internet, para inspirarle con una amplia gama de ideas de negocio. Este caso práctico fue supervisado por nuestro equipo y sin duda captó nuestro interés. Más información aquí.
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